Digitale Postbearbeitung als unternehmensweiter Service -

Beim konventionellen, papierbehafteten Posteingang werden die Briefe, Dokumente oder kurz Belege in der Poststelle und/ oder den Sekretariaten geöffnet (mit Ausnahme persönlich adressierter Briefe) und mit einem Eingangsstempel versehen.

Dann werden diese an die zuständige Abteilung oder direkt an die betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet, zum Beispiel über einen internen Kurier (Hauspost).

Die weitere Bearbeitung erfolgt mit den Papierbelegen bis hin zur Ablage in Ordnern oder Hängeregistraturen. Der Nachteil liegt auf der Hand: Der konventionelle Weg ist zeit- und kostenintensiv! Durch das frühe Digitalisieren (Scannen) und Indizieren können die Briefe/ Dokumente elektronisch verteilt und in der jeweiligen Abteilung, auch standortübergreifend, schnell verfügbar gemacht und bearbeitet werden.

Wichtige und aufbewahrungspflichtige Unterlagen können zudem mit der täglichen Datensicherung archiviert werden: Nichts geht mehr verloren. Es werden keine Schattenakten/-dokumente geführt. Außerdem werden Kosten und Arbeitszeit eingespart. Die Reaktionszeiten werden verkürzt, und das vernetzte Arbeiten wird unterstützt. Der digitalisierte Posteingang ist jederzeit für alle berechtigten Personen auch zeitgleich verfügbar.

Diese Methode der Belegverarbeitung bringt einige Vorteile:

• Beschleunigung von Prozessen
• Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Kostenreduzierung im Prozess
• standortübergreifende Verteilung

Die Arbeit wird so transparenter und lässt sich leichter überwachen und nachvollziehen. Dadurch wird die Gefahr minimiert, dass etwas liegen bleibt oder verloren geht. Wie ist nun der Weg von der konventionellen zur elektronischen Verarbeitung? Dieser teilt sich im Wesentlichen in drei Arbeitsschritte auf.

Einscannen der Belege

Vor dem Scannen sind wichtige Tätigkeiten erforderlich:

• Aussortieren von Werbesendungen/Katalogen
• Aussortieren von persönlicher/vertraulicher Post, die nicht geöffnet werden darf
• Sortierung der Briefformate zur maschinellen Brieföffnung
• Entklammern, Glätten der Papierbelege
• Einfügen von Trennblättern zur Dokumententrennung

Das Einscannen des Posteingangs geschieht mit Dokumentenscannern. Die Scanner sind Einzugsscanner und können je nach Ausführung Dokumentenstapel von 50 bis 1000 Seiten selbstständig abarbeiten. Die meisten Modelle sind in der Lage, Vorder- und Rückseite gleichzeitig in einem Scanvorgang zu erfassen (Duplex). Hochleistungsscanner verfügen über eine ultraschallbasierte Technik, die einen Doppelblatteinzug zuverlässig erkennt und den Scanprozess automatisch unterbricht.

Mit dieser Technik können unterschiedliche Belegarten und -stärken oder zum Beispiel Belege mit Aufklebern von Doppelblatteinzügen unterschieden werden. Die Scanqualität ist abhängig von der gewählten und verfügbaren Auflösung des Scanners. Die optische Auflösung liegt in der Regel bei 200 bis 400 dpi. Geschäftsdokumente, die früher vorrangig in Schwarzweiß eingescannt wurden, werden zunehmend mit Farbscannern eingescannt.

Die großen Dateigrößen können mittlerweile durch eine entsprechende Software ohne Qualitätsverlust Platz sparend komprimiert werden. Eine erste Qualitätskontrolle erfolgt bereits während des Scanvorgangs. Hier werden die Qualität der erzeugten „Bilder“ (Images) in Bezug auf beispielsweise Lesbarkeit, Vollständigkeit, Eindeutigkeit etc. als auch die Vorgaben hinsichtlich der Datenstruktur und der Stapelseparierung überprüft. Bei einigen Anwendungen ist es vorgeschrieben, die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu signieren als Nachweis, dass das Image dem Original entspricht (unter anderem im Gesundheitswesen).

Der Einsatz von Scannern in der Posteingangsbearbeitung erfolgt in aller Regel in einem direkten Zusammenspiel mit einer Softwarelösung für die elektronische Archivierung: vom einfachen elektronischen Belegarchiv bis hin zu komfortablen und leistungsfähigen Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systemen. Häufig kommen zusammen mit dem Dokumentenscanner spezielle Softwareanwendungen zur Qualitätskontrolle, Bildverbesserung oder OCR-Erkennung zum Einsatz.

Indizieren, Klassifizieren, Nachbearbeiten

Leere Rückseiten werden softwareseitig erkannt und mittels der Einstellung eines so genannten Schwellwerts automatischgelöscht. Es werden bildverbessernde Maßnahmen (Imageprocessing)
eingesetzt, die die Dokumente gerade rücken, schwarze Ränder und „Schmutzfl ecken“ entfernen und etliches mehr. Durch den Einsatz spezieller Erkennungssoftware kann eine reine OCR-Auslesung zur Verschlagwortung der Dokumente oder zu Zwecken  einer Volltextrecherche bis hin zur Klassifi zierung nach einzelnen Dokumentenarten vorgenommen werden. Nicht oder nur unzureichend erkannte Indexinformationen werden ausgesteuert und an einem separaten Validierungsplatz zur manuellen Korrektur  bereitgestellt. Die Ergebnisse des Auslesens können durch Abgleich mit bereits vorhandenen Datenbeständen (Beispiel Eingangsrechnungen: Kreditorenstammdatei, Bestelldatei) deutlich verbessert werden. Die auf dem Markt angebotenen Erkennungssoftware-
Produkte arbeiten sehr unterschiedlich. Es gibt sowohl selbstlernende Software als auch Software, die aufgrund von eingestellten Regeln arbeitet. Nach der Indizierung und Klassifi zierung der Eingangspost werden die Dokumente in den (elektronischen)  Posteingangskorb einer Abteilung oder eines einzelnen Mitarbeiters weitergeleitet. Parallel dazu kann die Archivierung der Dokumente, die Weitergabe der ausgelesenen Daten an eine kaufmännische Anwendung (zum Beispiel zur Bearbeitung von  Eingangsrechnungen) oder der Start eines Workfl ows in einem Business-Process-Management-System erfolgen.

Behandlung der physischen Eingangspost

Nach Beendigung des Erfassungsprozesses, in der Regel mit der Bereitstellung der elektronischen  Dokumente im Postkorb des Empfängers oder der Übergabe an einen Workfl ow, muss der Papierbeleg noch in der Scanstelle versorgt oder zur Entsorgung bereitgestellt werden. In der Regel werden die Papierbelege für einen gewissen Sicherheitszeitraum ab Scandatum aufbewahrt, zum Beispiel tageweise gebündelt und unsortiert in Kisten. Dies dient dazu, bei mangelnder Erfassungsqualität temporär auf das Original zugreifen zu können.

Die Vorteile des elektronischen Posteingangs liegen auf der Hand:

• Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich und unabhängig voneinander auf die gleichen Dokumente zugreifen.
• Die Dokumente stehen ortsund zeitunabhängig zur Verfügung.
• Die Dokumente können in kontrollierten Prozessen weiterverarbeitet werden.
• Elektronische Posteingangsbücher liefern den Nachweis, wann welches Dokument eingegangen, erfasst und bearbeitet wurde.
• Die Dokumente können elektronischen Akten zugeordnet und in beliebiger Form umsortiert werden.
• Nicht zuletzt: Das digitale Dokument des Posteingangs kann nach den einschlägigen externen und internen Regelwerken entsprechend seiner Aufbewahrungsfristen sicher und nachvollziehbar, gesetzeskonform auf Dauer aufbewahrt werden.